Así se digitaliza una pyme

La transformación digital es un proceso de adaptación al mercado que resulta clave para la supervivencia de las empresas

El 40% de las compañías españolas no existirá en su forma actual en apenas cuatro años. No sobrevivirán las más fuertes, ni las más grandes, sino las que antes se adapten a la nueva era. Digitalizarse o morir. Puro darwinismo.

Mientras que la reducción de costes es la principal ventaja que las empresas españolas esperan obtener aplicando la tecnología en sus modelos de negocio, la obligada transformación digital de los procesos internos constituye el reto prioritario.

La digitalización implica una nueva visión, que debe ser compartida y vivida por toda la organización para cambiar la gestión, que obligatoriamente tiene que ser mucho más ágil para avanzar al ritmo frenético que demanda el mercado.

La clave del éxito de la transformación digital es que la alta dirección lidere un proceso de cambio cultural y organizativo, dote de mayor autonomía a los equipos, reduzca los mandos intermedios y fomente la colaboración. Y es que si los máximos responsables no confían en las ventajas de la digitalización no aportarán los recursos suficientes para llevarla a cabo. Más allá de que hoy en día se hable del «Chief Digital Officer» (CDO) como la persona interna encargada del proceso, también hay quien defiende la inmersión de una figura externa, como consecuencia de los conflictos que puede llegar a generar, ya que a los empleados que llevan muchos años haciendo el trabajo de una cierta manera puede perturbarles el cambio de sus hábitos. La mayoría de los adolescentes lleva en sus bolsillos más tecnología de la que aportan algunas pymes a sus trabajadores. Así, no es de extrañar que en el índice NRI (Networked Readiness Index), del Foro Económico Mundial –que mide el grado de digitalización de un país–, España ocupe la posición 34, propia de países con un desarrollo muy inferior.

La clave principal para la digitalización de una pyme reside en dejar de pensar en tecnología y empezar por cambiar la cultura de las compañías. «El motor de la transformación digital debe ser la estrategia de empresa. El éxito se basa en la reingeniería de los procesos y de los modelos de la organización con un claro objetivo: proponer productos y servicios que atiendan o puedan generar demanda en el entorno actual. Cuanto más disruptivos, mejor posicionados y más duraderos en el mercado, mejor», apostilla Alejandro Giménez, CEO de Kyocera by Korporate.

Juan Merodio, consultor internacional en Marketing y Transformación Digital, asevera que la digitalización es un proceso de evolución y adaptación a la realidad de mercado que juega un papel clave en la rentabilidad y supervivencia de una empresa. Remarca que debe realizarse de manera ordenada, estratégica y ágil. Y por el personal adecuado, para no perder tiempo.

Si bien es cierto que la transformación digital de las pymes suele ser más sencilla que la de las grandes empresas, dada su flexibilidad, también lo es que para que resulte un proceso exitoso hay que tener claro dónde se está y hacia dónde se quiere ir. Además, Merodio afirma que «la formación es esencial. Debe capacitarse al 100% de los empleados en habilidades núcleo digitales, focalizando en cada persona o departamento ciertos conocimientos, según las necesidades que requieran».

Tras la firme decisión de acometer la digitalización, Giménez destacaría cinco fases claramente definidas:

1 Capacitación hacia las competencias digitales: La organización, al completo, debe conocer cómo la tecnología, internet y las redes sociales han cambiado tanto el entorno empresarial como las relaciones con los clientes.

2 Estrategia digital: La tecnología tiene que alinearse con los procesos clave de la organización en aras de crear una nueva cultura digital. El modelo organizativo ha de rediseñarse, situando al cliente en el centro, lo que se denomina «Customer Centricity».

3 Transformar la organización: La empresa debe encaminarse hacia una nueva forma de pensar y de desarrollar ideas. Giménez también recomienda implantar redes sociales corporativas, diseñar entornos colaborativos de trabajo, implantar estrategias de «Customer Experiencie» y esforzarse para la detección, captación y desarrollo de talento.

4 Diseño: La hoja de ruta hacia la digitalización debe diseñarse mediante un modelo de clasificación de clientes y prospectos con criterios CRM; de la web, el blog y otros canales digitales; de un plan de social media y reputación digital; de un plan de negocio digital y de KPI´s y cuadros de mando.

5 Gobierno: Finalmente, se tienen que establecer los parámetros de ejecución, plazos, hitos y, especialmente, de mejora continua.

Herramientas más potentes

Digitalizarse no es tener una página web, un perfil en Facebook o una cuenta en Twitter. Entre los instrumentos más potentes resaltan los CRM, las redes sociales corporativas, las herramientas tipo Dropbox, así como todas aquellas que permitan tomar «conciencia digital». De igual modo, el «Social Business Intelligence» ayuda a centrarse en los clientes más que en la propia organización. Además, metodologías como el «Design Thinking» facilitan el diseño de procesos y experiencias. Sin olvidarse del Big Data para procesar la cada vez más ingente cantidad de datos puestos a disposición de las empresas.

Giménez también destacaría aquellas soluciones tecnológicas con capacidad de conectar personas, dispositivos y negocios, la implementación de software colaborativo donde los empleados puedan compartir todo tipo de información y las soluciones que automaticen los procesos clave.

Aumentar la inversión, que no el gasto, en digitalización garantiza un retorno en la cuenta de resultados, ya que la transformación digital eleva la facturación, agiliza los procesos, reduce los costes, incrementa la productividad de los empleados y, en definitiva, mejora los márgenes de beneficios.